Effizient: Elektronische Patientenakte in der Dr. Becker Burg-Klinik eingeführt

Jeden Tag liefen Sibylle Rübsam, Pflegedienstleitung in der Dr. Becker Burg-Klinik, und ihre Kolleginnen zusätzliche Wege durch die dreistöckige Einrichtung mit ihren rund 14.500 Quadratmetern, um die Patientenakten zu vervollständigen. „Der Abreisetag der Patienten war eine besonders große Herausforderung“, erinnert sich Rübsam. Ein ganzer Nachmittagsdienst war dann mit dem Abheften der Dokumente beschäftigt. „Jetzt sind alle Patientendaten digital in unserer sogenannten elektronischen Patientenakte gesammelt.“

Dafür werden alle Informationen wie z. B. medizinische Befunde gescannt und digital gespeichert. Viele Formulare, die Patienten oder Ärzte früher per Hand ausfüllen mussten, wurden digital nachgebaut und können jetzt direkt am Computer bearbeitet werden. „Früher mussten wir die handschriftlichen Informationen abtippen, jetzt geben wir alles direkt ein. Das vermeidet nicht nur doppelte Arbeit, sondern verringert auch noch die Fehlerquote“, freut sich Rübsam.

18 Monate lief das Projekt „Elektronische Patientenakte“ (EPA), für das die unternehmensweite EPA tiefgreifend eingeführt wurde, in der Thüringer Rehaeinrichtung –  heute sind nach Angaben der Dr. Becker Klinikgruppe, zu der die Dr. Becker Burg-Klinik gehört, 90% der Papierdokumente digitalisiert. Solche, die z. B. von der Deutschen Rentenversicherung noch auf Papier kommen, liefen somit weiterhin durch den Scanner und werden der Datensammlung zugefügt.

Mehr Zeit für die Patienten

Zwei Papier-Akten pro Patient waren bisher für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter essentiell. Die braune – mit Befunden der Ärzte und Psychotherapeuten – ist seit März ersetzt. Die rote Akte mit der Pflegedokumentation, die z. B. Blutdruck- und Gewichtsmessungen oder die Medikation enthielt, werde in der psychosomatischen Dr. Becker Burg-Klinik seit Mai nicht mehr in Papierform benötigt.

„Bis dahin haben wir noch mit der Handakte gearbeitet. So mussten wir Messungen doppelt eintragen, jeweils in die Papierakte und den Rechner. Jetzt läuft es schneller und reibungsloser“, erklärt Sibylle Rübsam. „Wir haben unsere Laufwege enorm reduziert und sparen fast tausend Schritte am Tag. So können wir mehr Zeit für Pflegekontakte oder Kriseninterventionen verplanen. Auch der Informationstransfer funktioniert viel besser, wenn Einträge in unserer elektronischen Patientenakte sofort für alle Abteilungen einsehbar sind. Das spüren auch die Patienten.“ Die Mitarbeiterinnen gewännen Zeit für die Rehabilitanden und seien jederzeit auf dem aktuellen Stand. Außerdem sei die umweltfreundliche Papierlosigkeit motivierend.

Entlastung für Mitarbeiter erst mittelfristig spürbar

„Die Digitalisierung ist gerade in allen Branchen ein großes Thema. Auch wir im Gesundheitswesen müssen schauen, wie wir Prozesse mit Hilfe der Technik optimieren können. Unser Ziel ist es, die Arbeitsqualität für unsere Mitarbeiter zu steigern und die Versorgung unserer Patienten noch weiter zu verbessern“, erklärt Michael Schiffgen, Verwaltungsdirektor der Dr. Becker Burg-Klinik. Arbeitsprozesse wurden dafür radikal umgestellt, z. B. wird nun bei den Visiten am PC dokumentiert.

„Gerade Gesundheitsberufe gelten nicht als computeraffin, da die Kollegen meist direkt am Menschen arbeiten und oft keine eigenen PC-Arbeitsplätze haben. Mit diesem Vorurteil haben wir aufgeräumt. Unsere Mitarbeiter haben voll mitgezogen“, erklärt Schiffgen. Wichtig dafür sei Transparenz: „Wenn allen klar ist, warum wir Prozesse umstellen, arbeiten auch alle mit. Am Anfang ist sowas natürlich erstmal ein Mehraufwand für alle; die Entlastung wird dann mittel- bis langfristig spürbar.“

Bildquelle: Dr. Becker Klinikgruppe